СОВЕТ САБИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
РЕШЕНИЕ
от 6 марта 2006 г. № 55
О ПОЛОЖЕНИИ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА
САБИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН
В соответствии с Уставом
Сабинского муниципального района Республики Татарстан Совет Сабинского муниципального района РЕШАЕТ:
Утвердить Положение
об архивном отделе Исполнительного комитета Сабинского муниципального района Республики Татарстан (прилагается).
Глава
Сабинского муниципального района
Р.Н.МИННИХАНОВ
Утверждено
решением
Совета Сабинского муниципального района
Республики Татарстан
от 6 марта 2006 г. № 55
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА
САБИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН
1. Общие положения
1.1. Архивный отдел Исполнительного комитета Сабинского муниципального района (далее - Исполком) в целях эффективной организации архивного дела муниципального района реализует полномочия по:
- организации и содержанию архивного отдела Исполкома Сабинского муниципального района Республики Татарстан;
- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.
1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Исполком Сабинского муниципального района образует в своем составе архивный отдел.
1.3. Архивный отдел является самостоятельным структурным подразделением Исполкома Сабинского муниципального района без статуса юридического лица, пользуется печатью Исполкома в установленном порядке; имеет угловой штамп.
1.4. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Татарстан, Уставом
муниципального образования, решениями Главы района, а также нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России; Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан и настоящим Положением.
1.5. Положение утверждается решением Совета Сабинского муниципального района РТ с учетом рекомендаций органа управления архивным делом Российской Федерации. В Положении закрепляются организационно-правовой статус архивного отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.
1.6. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников архивного отдела устанавливается руководителем Исполкома Сабинского муниципального района Республики Татарстан.
1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования и, как правило, выделяется в нем отдельной строкой.
1.8. Дополнительными источниками финансирования могут быть:
- целевые средства из бюджета Республики Татарстан (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании; реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела Исполкома, в т.ч. полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории муниципального образования);
- спонсорские и иные средства, полученные законным путем.
1.9. Исполком Сабинского муниципального района обеспечивает архивный отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.
При передаче здания (помещения), в котором размещен архивный отдел, другим организациям Исполком принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения).
2. Задачи и функции
Основными задачами и функциями архивного отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:
- хранение и учет документов, принятых в архивный отдел; представление в установленном порядке учетных данных в Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- подготовка, представление Исполкому и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе.
2.1.1. Отдел обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Республики Татарстан, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и Республики Татарстан;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Республики Татарстан, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Исполкома, которыми он наделен (постоянно или временно, до передачи в государственный архив Республики Татарстан, в соответствии с законодательством или иными нормативными правовыми актами Республики Татарстан);
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть архивного фонда Республики Татарстан;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Сабинского муниципального района;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
2.1.2. Архивный отдел по согласованию с Исполкомом может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих муниципальных и государственных организаций и граждан на договорных условиях.
2.1.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Республики Татарстан поступают на хранение в архивный отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и архивным отделом, действующим от имени Исполкома при наличии доверенности.
2.2. Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Сабинского муниципального района, в т.ч.:
- составление списков организаций - источников комплектования архивного отдела, утвержденных Исполкомом Сабинского муниципального района и согласовываемых с Главным архивным управлением при Кабинете Министров Республики Татарстан; систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в архивный отдел;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Исполкома в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Сабинского муниципального района;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования архивного отдела и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление в Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в архивный отдел в порядке, установленном Главным архивным управлением при Кабинете Министров Республики Татарстан;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
- информирование организаций Сабинского муниципального района о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в том числе на договорной основе;
- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банка данных архивных справочников о составе и содержании документов.
2.5. Реализация отдельных государственных полномочий Исполкома в сфере архивного дела при наделении ими органом государственной власти Республики Татарстан в установленном порядке, в том числе контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.
3. Права
Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функций представляется право:
3.1. Представлять орган местного самоуправления по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.
3.2. Вносить на рассмотрение Исполкома Сабинского муниципального района и Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектованию и использованию документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов архивного отдела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального образования, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности требований федерального и республиканского архивного законодательства.
3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Сабинского муниципального района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Исполкомом и его структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
3.8. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушения архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.
3.9. Осуществлять в установленном порядке отдельные виды приносящей доход деятельности, заключать договоры и производить расчеты с организациями за выполнение договорных работ и платных услуг при наличии доверенности от Исполкома.
3.10. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями муниципального образования, Главным архивным управлением при КМ РТ, другими общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утверждаемый Исполкомом, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.
4. Организация работы
4.1. Архивный отдел возглавляет начальник. Начальник отдела является муниципальным служащим и входит в реестр муниципальных должностей. Начальник архивного отдела назначается и освобождается руководителем Исполкома по согласованию с Главой муниципального района. Это решение согласовывается с Главным архивным управлением при Кабинете Министров Республики Татарстан.
При смене начальника архивного отдела прием и передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Исполкома муниципального образования, а также Главного архивного управления при КМ РТ. Акт приема-передачи утверждается Исполкомом и Главным архивным управлением при КМ РТ.
4.2. Начальник архивного отдела:
4.2.1. Организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач и функций;
4.2.2. Отчитывается о работе архивного отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед Исполкомом и в установленном порядке - перед Главным архивным управлением при КМ РТ.
4.3. Деятельность архивного отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Исполкомом с учетом рекомендаций Главного архивного управления при КМ РТ.
4.4. Реорганизация или ликвидация архивного отдела осуществляется решением Совета Сабинского муниципального района в установленном порядке.
Архивные документы при реорганизации отдела передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации и отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Республики Татарстан в установленном порядке.
