Утверждено
Руководителем
Исполнительного комитета
Менделеевского муниципального района
11 января 2006 года
Согласовано
ЭПМК
Главное Архивное управление
при КМ РТ
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА
МЕНДЕЛЕЕВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА РТ
1. Общие положения
1.1. Исполнительный комитет Менделеевского муниципального района Республики Татарстан (далее - Исполком) в целях эффективной организации архивного дела в районе реализует полномочия по:
организации и содержанию архивного отдела Исполкома;
обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в их деятельности, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;
решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Исполком образует в своем составе архивный отдел (далее - Отдел), выполняющий функции муниципального архива.
1.3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением Исполкома без статуса юридического лица, пользуется печатью Исполкома в установленном порядке; имеет угловой штамп или бланки со своим наименованием.
1.4. Отдел руководит деятельностью муниципальных архивов - юридических лиц, имеющих самостоятельный баланс, расчетные или иные счета в банках и других кредитных учреждениях, печать со своим наименованием и наименованием органа местного самоуправления - учредителя, а также иные необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы или бланки.
1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией
Республики Татарстан, Федеральными законами "О муниципальной службе", "Об архивном деле в Российской Федерации" от 01.10.2004, Законом
РТ "Об Архивном фонде и архивах", Положением об Архивном фонде РТ
, Росархива
и Главного архивного управления
при КМ РТ, Уставом
Менделеевского муниципального района, Постановлениями Руководителя Исполнительного комитета Менделеевского муниципального района РТ и другими законодательными и нормативными актами РФ и РТ, настоящим Положением.
1.6. Положение об Отделе утверждается Руководителем Исполкома по согласованию с ГАУ. В Положении закрепляются организационно-правовой статус Отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.
1.7. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников Отдела устанавливается Руководителем Исполкома района.
1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств бюджета Менделеевского муниципального района (далее - Район) и выделяется в нем отдельной строкой.
1.8.1. Дополнительными источниками финансирования могут быть:
целевые средства из бюджета РТ (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в Районе; реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела Исполкома, в т.ч. полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории Района);
внебюджетные средства, в том числе от приносящей доход деятельности Отдела, предусмотренной учредительными документами;
спонсорские и иные средства, полученные законным путем.
1.9. Номенклатура (прейскурант) платных работ и услуг Отдела утверждается Исполкомом на основании перечня платных услуг, разработанного ГАУ и утвержденного Исполкомом.
1.10. Исполком обеспечивает Отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.
При передаче здания (помещения), в котором размещен Отдел, другим организациям Исполком принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения).
2. Задачи и функции
Основными задачами и функциями Отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:
хранение и учет документов, принятых в Отдел; представление в установленном порядке учетных данных в ГАУ;
проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
подготовка, представление Исполкому и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе;
2.1.1. Отдел обеспечивает хранение:
архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда РТ. В том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении Района и РТ;
архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда РТ, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Совета и Исполкома, которыми она наделена (постоянно или временно, до передачи в государственных архив РТ в соответствии с законодательными или иными нормативно-правовыми актами РТ);
архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда РТ;
документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Района;
печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;
учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности;
2.1.2. Отдел по согласованию с Исполкомом может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих муниципальных и государственных организаций и граждан на договорных условиях;
2.1.3. Документы негосударственной части Архивного фонда РТ поступают на хранение в Отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Отделом, действующим от имени Исполкома при наличии доверенности.
2.2. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Района, в т.ч.:
составление списков организаций - источников комплектования Отдела, утверждаемых Исполкомом и согласовываемых с ГАУ; систематическая работа по их уточнению;
отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в Отдел;
проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Исполкома в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;
ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Района;
рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству;
рассмотрение и представление в ГАУ поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Отдел в порядке, установленном ГАУ;
изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
информирование органов местного самоуправления, иных организаций Района о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т.ч. на договорной основе;
организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
2.5. Реализация отдельных государственных полномочий Исполкома в сфере архивного дела при наделении ими органом государственной власти РТ в установленном порядке, в т.ч. контроль над соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства РФ.
3. Права
Отделу для выполнения возложенных задач и функций предоставляется право:
3.1. Представлять Исполком по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
3.2. Вносить на рассмотрение Исполкома и ГАУ предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использованию документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории Района, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства.
3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Исполкомом и его структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций в решении вопросов сохранности документов.
3.8. Ставить перед Исполкомом, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.
3.9. Осуществлять в установленном порядке отдельные виды приносящей доход деятельности, заключать договоры и производить расчеты с организациями за выполнение договорных работ и платных услуг при наличии доверенности от Исполкома.
3.10. Взаимодействовать в своей деятельности с Исполкомом, организациями Района, ГАУ, Татарстанским отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утверждаемый Исполкомом, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.
4. Организация работы
4.1. Отдел возглавляет начальник. Начальник и специалисты Отдела являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей.
Начальник Отдела назначается и освобождается Руководителем Исполкома. Это решение может согласовываться с ГАУ.
При смене начальника Отдела прием-передача дел производится специально созданной комиссией, включающей представителей Исполкома, а также ГАУ. Акт приема-передачи утверждается Исполкомом и представляется в ГАУ.
4.2. Начальник Отдела:
4.2.1. Организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций;
4.2.2. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в Районе перед Исполкомом и в установленном порядке - перед ГАУ.
4.3. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работ, утверждаемых Исполкомом с учетом рекомендаций ГАУ.
4.4. Реорганизация или ликвидация Отдела осуществляется Исполнительным комитетом Района в установленном порядке.
Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отдела передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов РТ в установленном порядке.
Управляющий делами Исполкома
М.ТЕТЕРИНА
