МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН
ПРИКАЗ
от 17 июня 2008 г. № 01-01/30
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН
В целях установления единого порядка работы с документами в аппарате Министерства юстиции Республики Татарстан ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить и ввести в действие с 1 июля 2008 года Инструкцию
по делопроизводству в Министерстве юстиции Республики Татарстан в новой редакции (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений Министерства обеспечить изучение и строгое соблюдение сотрудниками данной Инструкции
.
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на управляющего делами С.А.Брусова.
4. Признать утратившими силу Приказы от 13.01.2005 за № 01-01/2, от 20.01.2006 № 01-01/4.
Министр
М.М.КУРМАНОВ
Утверждена
Приказом
министра юстиции
Республики Татарстан
от 17 июня 2008 г. № 01-01/30
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ
РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Республики Татарстан (далее - инструкция) подготовлена в соответствии с Типовым регламентом
взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30, Типовым регламентом
внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 452, Типовой инструкцией
по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536), ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. № 65-ст, Регламентом
Кабинета Министров Республики Татарстан - Правительства Республики Татарстан, утвержденным Постановлением Кабинета Министров Республики Татарстан от 5 декабря 2005 г. № 563.
1.2. Инструкция определяет систему делопроизводства и порядок документооборота, устанавливает общие требования к оформлению документов, определяет систему контроля за исполнением документов в Министерстве юстиции Республики Татарстан (далее - Министерство).
1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определяется соответствующей инструкцией по обеспечению режима секретности.
1.4. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С документами могут быть ознакомлены лица, имеющие непосредственное к ним отношение. Знакомить с содержанием документов других лиц или предоставлять документы для опубликования в печати допускается только с письменного разрешения руководства Министерства.
1.5. Организацию делопроизводства и документооборота Министерства (регистрацию, учет и контроль исполнения) осуществляет сектор делопроизводства и документооборота (далее - сектор).
1.6. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных инструкцией правил работы с документами в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.
1.7. Сотрудники Министерства несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов. При уходе в отпуск, отъезде в длительную командировку или увольнении они обязаны передать все числящиеся за ними документы другому сотруднику (по указанию руководителя) или руководителю структурного подразделения, которые, в свою очередь, обязаны принять меры по их своевременному исполнению.
1.8. Ответственность за документационное обеспечение, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Министерства единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на управляющего делами и сектор.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
2.2. Прием, обработка, учет, регистрация
входящих документов
Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N
В деле подшито и пронумеровано __________________________________ лист(ов),
цифрами и прописью
в том числе литерные листы _____________ пропущенные номера _______________
+ листов внутренней описи _________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
должность, подпись, расшифровка подписи, дата
Заголовок дела должен повторять название этого дела в номенклатуре.
На обложке заведенных дел должны быть поставлены следующие реквизиты: полное наименование Министерства в именительном падеже с указанием в скобках официального сокращения, название структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре и номер тома (проставляется карандашом), заголовок дела, дата, количество листов, срок хранения, архивный шифр дела.
По окончании делопроизводственного (календарного) года в оформление обложки дел постоянного хранения вносятся уточнения:
- В заголовке дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), выносятся их номера. Если дело состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются на обложках для облегчения поиска документов в последующем.
- Из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле. Архивный шифр дела (номера фонда, описи дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Министерства только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК ГАУ при КМ РТ. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования Национального архива РТ, в который будут передаваться дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
6.3. Организация оперативного хранения документов
6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных помещениях, располагаются в шкафах, сейфах в соответствии с номенклатурой дел.
На корешках обложек дел указывают индексы дел для облегчения поиска дел по номенклатуре.
6.3.2. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится только с разрешения руководства Министерства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата возвращения, расписка в получении и приеме дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам на основании их письменного запроса.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Министерства с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
7. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
7.1. Экспертиза ценности документов
7.1.1. Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертизу ценности документов аппарата Министерства осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
ЭК Министерства осуществляет следующие функции: рассматривает проекты номенклатуры дел Министерства и его структурных подразделений; организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение; рассматривает описи на дела постоянного хранения, подлежащие передаче в Национальный архив Республики Татарстан, и описи на дела по личному составу постоянного и временного хранения, выносит решения о представлении их на утверждение (ЭПМК) Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан; составляет акты на уничтожение дел, не подлежащих дальнейшему хранению; оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям Министерства, подведомственным учреждениям в проведении экспертизы дел.
7.1.2. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры для Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры, черновики, неоформленные копии, не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Министерства.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
7.2. Подготовка и передача документов в архив
Завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение 2 лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в архив Министерства.
Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу научной и практической ценности документов, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел, оформление дел, передачу дел в архив Министерства.
В архив Министерства передаются дела постоянного срока хранения (через два года после их завершения). Архив составляет единую опись, состоящую из описей структурных подразделений. Опись согласовывается с ЭК Министерства и утверждается заместителем министра.
На завершенные дела постоянного хранения и оформленные согласно требованиям ежегодно составляются описи.
Описи дел структурных подразделений составляются работниками структурных подразделений под методическим руководством архива.
8. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ПРЕДСТАВЛЕНИЮ
ПРОЕКТОВ ЗАКОНОВ И ИНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ
Требования, предъявляемые к подготовке и представлению проектов законов и иных нормативных актов, регламентируются Порядком
подготовки, опубликования и вступления в силу актов Президента Республики Татарстан, представления Президенту РТ проектов законов Республики Татарстан, утвержденным Указом Президента № УП-431 от 02.06.2004, Правилами
подготовки проектов законов РТ, утвержденными Постановлением Президиума Государственного Совета Республики Татарстан от 15.06.2005, Регламентом
Кабинета Министров Республики Татарстан - Правительства Республики Татарстан, утвержденным Постановлением Кабинета Министров Республики Татарстан от 05.12.2005 № 563.
